Les contrôles sont là pour empêcher ou corriger quelque chose. Il existe deux types de contrôles, préventif et réactif. Un contrôle préventif empêche quelqu’un de faire quelque chose, tout comme un mot de passe pour accéder à votre compte bancaire. Personne ne peut accéder à votre compte bancaire à moins de savoir le mot de passe, donc cela empêche quelqu’un d’accéder à quelque chose. Un contrôle réactif est après-coup. Il détecte une activité une fois qu’elle s’est matérialisée, tout comme rapprocher chaque transaction de votre compte bancaire à votre logiciel comptable pour savoir si toutes les transactions ont été saisies et enregistrées. S’il vous manque une opération dans votre logiciel comptable, vous la détecterez, car elle ne correspond pas à votre compte bancaire. Sans contrôles en place, les inexactitudes dues aux erreurs et à la fraude peuvent se glisser dans vos états financiers.
Les politiques sont des règles et des règlements pour éviter les nuances. Si vous voulez que quelqu’un fasse quelque chose d’une manière spécifique, vous mettrez en place une politique pour garder le contrôle afin d’avoir l’effet souhaité. Par exemple, supposons que vous souhaitiez que vos clients paient au plus tard 30 jours après l’émission de la facture. Pour ce faire, vous mettrez en place une politique pour que vos systèmes mettent automatiquement les termes nets 30 jours sur chaque facture. Si un client se plaint des conditions de 30 jours et souhaite 45 jours, un processus est mis en place pour obtenir l’approbation d’un responsable ou d’un directeur après un examen minutieux des habitudes de paiement des clients et de leur historique avec l’entreprise. Si elles sont approuvées, les conditions peuvent être modifiées, sinon, les conditions restent les mêmes. Comme vous pouvez le voir, si un client propose 45 jours, une chaîne d’événements est mise en place pour faire passer l’employé au travers du bon processus pour avoir l’approbation. Disons qu’il n’y aurait pas de politique en place lorsque le client propose 45 jours. L’employé qui reçoit la demande, ne saura pas quoi faire et fera probablement deux choses, une, il dira au client qu’il ne peut pas le faire ou, deux, donnera les 45 jours sans demander si c’est correct, car il n’y a pas de règle ou de règlement l’empêchant de donner le délai net de 45 jours. Malheureusement, pas toutes les règles et règlements sont suivis, par conséquent, avoir une politique en place facilite la discipline. Il ne suit pas la politique, car il est clairement indiqué ce qu’il faut faire et ne pas faire. Sans la politique en place, un subordonné peut simplement dire « Je ne savais pas » et serait exonéré de toute faute, car il n’y a pas de règlement clair concernant le processus.